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Osakidetza

Contexto

La evolución del ecosistema Microsoft 365 y la finalización del soporte de SharePoint 2010 llevaron a Osakidetza a abordar la modernización de su modelo de intranets hacia SharePoint Online.

El objetivo no era únicamente actualizar la plataforma tecnológica, sino evolucionar un entorno clave para la comunicación y colaboración interna, aprovechando las nuevas capacidades del ecosistema Microsoft 365 e integrando de forma más natural herramientas como SharePoint, Teams o Microsoft 365.

Sin embargo, el proyecto presentaba una complejidad considerable. No se trataba de migrar un único portal, sino un ecosistema compuesto por la intranet corporativa y las intranets de las distintas Organizaciones de Servicio, con un elevado volumen de contenidos, funcionalidades específicas y un alto grado de personalización.

El reto

La principal dificultad del proyecto no residía únicamente en la migración tecnológica, sino en preservar el funcionamiento de un entorno de comunicación utilizado diariamente por miles de profesionales.
Entre los principales retos destacaban:

• Migrar 20 intranets con estructuras y contenidos diferentes.
• Gestionar un gran volumen de información compuesto por páginas, noticias, documentos, imágenes y otros contenidos editoriales.
• Adaptar un elevado número de páginas altamente personalizadas.
• Mantener el funcionamiento de la plataforma existente mientras se construía la nueva.
• Garantizar la convivencia del contenido en euskera y castellano, un requisito que condicionaba tanto el diseño de la información como el proceso completo de migración.
• Aprovechar las capacidades nativas de SharePoint Online sin perder las funcionalidades que los usuarios ya utilizaban.

Todo ello debía realizarse minimizando el impacto sobre la actividad diaria de las organizaciones y evitando largos periodos de indisponibilidad.

El proyecto en cifras

La migración abordada por LKS NEXT supuso la transformación de uno de los mayores entornos colaborativos basados en SharePoint de su tipo, tanto por el número de intranets como por el volumen y la diversidad del contenido gestionado.
Además del contenido documental, el proyecto contempló la migración y adaptación de numerosos componentes funcionales y de presentación, como páginas personalizadas, tablas, visores, listas de configuración y acordeones, preservando la experiencia de usuario y la identidad visual de las intranets.

• 20 intranets migradas (corporativa y Organizaciones de Servicio).
• Más de 16.800 páginas en castellano y euskera.
• 13.952 sitios de SharePoint.
• Más de 100.000 documentos migrados.
• Más de 21.000 imágenes trasladadas.
• Más de 2 TB de información migrada.

Enfoque de LKS NEXT

Desde el inicio, LKS NEXT planteó el proyecto como un proceso de transformación progresivo, alejándose de un modelo de migración única o «big bang».

La estrategia se apoyó en cuatro pilares fundamentales.

Inventario y clasificación del contenido

Antes de iniciar cualquier migración se realizó un análisis detallado del contenido existente, clasificándolo según su tipología (páginas, documentos, imágenes, noticias y otros elementos), lo que permitió definir el tratamiento más adecuado para cada uno de ellos.

Evolución funcional
Siempre que fue posible se aprovecharon las funcionalidades nativas de SharePoint Online para reducir desarrollos específicos. Cuando las funcionalidades existentes no tenían equivalencia en la nueva plataforma, LKS NEXT desarrolló componentes personalizados siguiendo el modelo de desarrollo recomendado por Microsoft, garantizando así su compatibilidad con futuras evoluciones de la plataforma.

Estrategia de migración incremental
Uno de los aspectos diferenciales del proyecto fue la definición de un modelo de migración iterativo e incremental.

En lugar de realizar una migración directa, ambas plataformas convivieron durante un periodo de tiempo. Primero se ejecutó una migración completa del contenido existente y, posteriormente, sucesivas actualizaciones incorporaban únicamente aquellos contenidos nuevos o modificados durante el periodo de adaptación.

Este enfoque permitió mantener activa la intranet anterior prácticamente hasta el momento del cambio definitivo, reduciendo al mínimo la interrupción del servicio. Durante la fase final únicamente los contenidos urgentes se publicaban simultáneamente en ambas plataformas.

Implantación progresiva

La metodología se validó inicialmente sobre la intranet corporativa y, una vez estabilizados los procesos técnicos y organizativos, se replicó sobre el resto de las intranets de las Organizaciones de Servicio mediante un plan de despliegue progresivo.

La solución

LKS NEXT desarrolló una solución específica que combinaba automatización, desarrollos a medida y adaptación funcional.

El proyecto incluyó:

• Procesos personalizados para la migración automática del contenido.
• Desarrollo de componentes específicos para reproducir funcionalidades existentes.
• Rediseño de las páginas mediante nuevas plantillas adaptadas a la identidad visual de Osakidetza.
• Adaptación del modelo de navegación y publicación al nuevo paradigma de SharePoint Online.
• Configuración manual y validación de aquellos elementos cuya migración no podía automatizarse.
• Soporte a la gestión del cambio y al despliegue en las diferentes organizaciones.

El bilingüismo estuvo presente durante todo el proyecto, condicionando tanto la estructura de navegación como la gestión del contenido y el comportamiento de la nueva plataforma.

Resultados y beneficios

La metodología desarrollada permitió abordar un proyecto de elevada complejidad de forma controlada y con un riesgo reducido.

Entre los principales beneficios destacan:

• Evolución tecnológica de un ecosistema formado por 20 intranets.
• Continuidad del servicio durante todo el proceso de migración.
• Automatización de gran parte de la migración de contenidos.
• Reducción del esfuerzo manual gracias a procesos específicos desarrollados por LKS NEXT.
• Conservación de la funcionalidad existente incorporando las ventajas de SharePoint Online.
• Plataforma preparada para futuras evoluciones siguiendo las recomendaciones de Microsoft.
• Modelo homogéneo para todas las Organizaciones de Servicio.

Escalabilidad y evolución

Uno de los principales valores del proyecto fue la creación de una metodología reutilizable.

Tras completar la migración de la intranet corporativa, el proceso pudo repetirse de forma homogénea sobre el resto de las intranets, aprovechando tanto los desarrollos realizados como los procedimientos organizativos definidos durante las primeras fases.

Este enfoque permitió minimizar tiempos, reducir riesgos y facilitar la evolución futura del entorno SharePoint de Osakidetza.

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Tecnologías

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