Barne informazio sistema

ZER DA BARNE INFORMAZIO SISTEMA?

Barne Informazio Sistema (IBIS) da LKS Next Taldeak (*) LPIak – 2/2023 Legea, otsailaren 20koa, Arau hausteei eta ustelkeriaren aurkako borrokei buruzko informazioa ematen duten pertsonen babesa arautzen duena– ezarritako betebeharrei erantzuteko inplementatu duen sistema.

(*) LKS Next Talderako ezarritako BISaren irismena honako enpresa hauetara mugatzen da, taldeko gainerako enpresek barruko informazio sistema propioak dituzte eta:

• LKS, S.Coop.(matriz del grupo)
• LKS Outsourcing, S.Coop.
• IBAI SISTEMAS, SA.
• INDABA CONSULTORES, S.L. 
• LKS INFRAESTRUCTURAS IT, S.L. 
• LKS FINANCIAL SOLUTIONS CORPORATE, S.L. 
• LKS SELECTION TRAINING MANAGEMENT, S.L.
• PROSPEKTIKER, S.A.
• LKS-Kroczek & Wendland L. Abogados
• ZAMUNDI INGENIERIA DE SISTEMAS, S.L. 
• AFI SERVICIOS TECNOLÓGICOS AVANZADOS, S.L

Gaitutako barne kanalen bidez, gure erakundearekin lan harremanik edo harreman profesionalik duen edonork jakinarazi ahal izango digu araudia, legea edo gure Jokabide Kodea ez dela betetzen, hala gertatuz gero, konfidentzialtasuna erabat bermatuta eta horregatik inolako errepresaliarik pairatu gabe, betiere fede onez eta interes orokorraren alde mugituta jokatu badu.

BISa gure Compliance sistemaren barruan dago, eta elementu hauek osatuta dago:

• Bere diseinua eta funtzionamendua gidatzen duten politika bat edo funtsezko printzipio batzuk.
• Organo arduradun bat, espezifikoa eta independentea, Kontseilu Errektoreak legez izendatua eta informazioak jasotzeaz eta izapidetzeaz arduratuko den pertsona fisiko bat izendatu duena.
• Komunikazioak jasotzeko kanal batzuk, segurtasunaren eta konfidentzialtasunaren gainean legeek ezarritako baldintzak betetzeko diseinatuak eta gaituak.
• Komunikazioak kudeatzeko barne prozedura bat, nahitaez bete beharrekoa, jasotako komunikazioak jasotzeko, izapidetzeko eta ebazteko prozesuaren babes, konfidentzialtasun, objektibotasun eta eraginkortasun baldintzak bermatzen dituena.
• eta sistema informatiko bat (BIS aplikazioa), informazioak jasotzeko kanalerako zein informazioen komunikaziorako eta tramitazioaren barne kudeaketarako balio duena. Hori modu seguruan egiten dugu, datuen sarbidea soilik legez horretarako ahalmena duten pertsonei emanda, eta web arlo pribatu bat dugu kasuaren jarraipenerako eta kasuaren informazioa eta dokumentazioa informatzailearekin trukatzeko, norabide bidetan.

NOLA INFORMATU DEZAKET?

Hau izango da gure barne kanalen bitartez funtzionatzeko modua::

• Bide honetatik, web inprimaki batera sartzen da. Inprimakiak eremu batzuk ditu, informazioaren xehetasunak eman ahal izateko. Modu anonimoan edo identifikatuta egin dezakezu komunikazioa. Identifikatuta eginez gero, berme guztiak dituzu zure datu pertsonalak soilik aurreikusitako helburuetarako tratatuko direla, eta soilik horretarako ahalmena duten pertsonek tratatuko dituztela. Bermatuta izango duzu, halaber, informazioak eragindako pertsonari ez zaiola inola ere nor zaren jakinaraziko.
• Emandako informazioa baieztatzen duen froga edo dokumenturen bat baduzu, formularioari atxiki ahal diozu eta, nahi baduzu, azalpen audio bat grabatzeko aukera ere baduzu. Bi kasuetan, zure nortasuna babesteko neurri teknikoak aplikatzen ditugu, fitxategietatik metadatuak ezabatuz, ahotsa desitxuratuz eta komunikazioak beti enkriptatuz.
• Formularioan, hitzordu bat eskatzeko aukera duzu, BISaren arduradunari zuzenean azaltzeko informazioa edo hari informazio gehiago emateko. Hitzordu hori jarraipen arloaren bidez adostuko da, eskaera egin eta gehienez 7 eguneko epean. Egindako ahozko komunikazioak modu hauetakoren batean dokumentatu beharko dira, informatzailearen baimena jaso ondoren:
  • Elkarrizketa formatu seguru, iraunkor eta irisgarri batean grabatuz, eta/edo
  • Kudeatzaileak egindako elkarrizketa osorik eta zehatz transkribatuz. Datuak babesteko araudiaren arabera dagozkion eskubideei kalterik egin gabe, ahal den neurrian, informatzaileari aukera eskainiko zaio bere sinaduraren bidez elkarrizketaren transkripzioa egiaztatzeko, zuzentzeko eta onartzeko.
• Formularioa bete ondoren, zure komunikazioa erregistratu dela baieztatuko dizugu eta zure kasuaren jarraipen arlora sartzeko gako bat emango dizugu, non nahi izanez gero kasuaren aurrerapena ezagutu ahal izango duzun eta kudeatzailearekin informazioa eta dokumentazioa modu erraz, seguru eta konfidentzialean komunikatu eta trukatu ahal izango duzun. Ezinbestekoa da gako hori behar bezala gordetzea, izan ere, konfidentzialtasun arrazoiengatik, ezin da berreskuratu eta galtzen edo ahazten bada, informazioa berriro bidali beharko diguzu.
• Zure informazioa tramitatzen den bitartean, arlo horren bidez, informazio gehigarria eska dakizuke kudeatzaileak beharrezkotzat jotzen badu, eta, beraz, komenigarria da aldian-aldian tramitazioaren egoera berrikustea. Bestela, nahi baduzu, posta helbide elektroniko bat eman ahal diguzu, soilik jakinarazpen berriak daudenean horren berri emateko.
• 10 egunetan jakinarazpen bat jasoko duzu zure komunikazioa izapidetzeko onartu den ala ez adieraziz, eta, izapidetzeko onartu bada, gehienez 3 hilabeteko epean (6 hilabetera luzatu daiteke, hala badagokio) azken ebazpena jakinaraziko zaizu.

Informatzailearen Babeserako Agintaritza Independentearen kanpo kanalaren bidez:

• Ez-betetze posibleei buruzko informazioa emateko lehentasunezko bidea barnekoa bada ere, informatu nahi duzun irregulartasuna 2/2023 Legearen 2. Artikuluaren eremukoa bada, hau da, arau hauste penal edo administratibo larriak edo oso larriak edo EBren zuzenbidearen arau hausteak badira, informatzaile eskudunaren kanpoko kanalaren bidez eman dezakezu arau hauste horien berri [esteka edo kanalera sartzeko datuak], bai zuzenean, bai LKS Next Taldearen BISren bitartez jakinarazi ondoren.