Sistema Interno de Información

¿QUÉ ES EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN?

El Sistema Interno de Información (SII) es el sistema que ha implementado el Grupo LKS Next (*) para dar respuesta a las obligaciones establecidas por la LPI: Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

(*) El alcance del SII implantado para el Grupo LKS Next se ciñe a las siguientes empresas, disponiendo el resto de empresas pertenecientes al grupo de Sistemas Internos de Información propios:

• LKS, S.Coop.(matriz del grupo)
• LKS NEXT GOBTECH EUSKADI, S.Coop
• IBAI SISTEMAS, SA. 
• INDABA CONSULTORES, S.L. 
• LKS INFRAESTRUCTURAS IT, S.L. 
• LKS FINANCIAL SOLUTIONS CORPORATE, S.L.
• LKS SELECTION TRAINING MANAGEMENT, S.L.
• PROSPEKTIKER, S.A. 
• LKS-Kroczek & Wendland L. Abogados 
• ZAMUNDI INGENIERIA DE SISTEMAS, S.L. 
• AFI SERVICIOS TECNOLÓGICOS AVANZADOS, S.L

A través de los canales internos habilitados, cualquier persona relacionada, laboral o profesionalmente con nuestra organización, podrá comunicarnos un posible incumplimiento normativo, legal o de nuestro Código de Conducta, con plenas garantías de confidencialidad y sin que pueda sufrir ninguna represalia por ello, siempre que haya actuado de buena fe y movida por el interés general.

El SII se encuadra dentro de nuestro Sistema de Compliance y está compuesto por los siguientes elementos:

• Una política o principios fundamentales que guían su diseño y funcionamiento.
• Un órgano responsable, específico e independiente, legalmente designado por el Consejo Rector y que ha designado una persona física encargada de la recepción y tramitación de informaciones.
• Unos canales de recepción de comunicaciones, diseñados y habilitados para cumplir con los requisitos legales de seguridad y confidencialidad.
• Un procedimiento interno de gestión de las comunicaciones, de obligatorio cumplimiento, que garantiza los requisitos de protección, confidencialidad, objetividad y eficacia del proceso de recepción, tramitación y resolución de comunicaciones recibidas.
• y un sistema informático (aplicativo SII) que soporta tanto el canal de recepción como la comunicación y la gestión interna de la tramitación. Esto lo hacemos de un modo seguro y con acceso a los datos restringido exclusivamente a las personas legalmente facultadas para ello, disponiendo de un área privada web para el seguimiento e intercambio bidireccional de información y documentación del caso con la persona informante.

¿CÓMO PUEDO INFORMAR?

A través de nuestros canales internos y la operativa será la siguiente:

• Por esta vía se accede a un formulario web con campos para poder detallar la información. Puede realizar la comunicación en modo anónimo o identificándose. En este último caso dispone de todas las garantías de que sus datos personales serán tratados únicamente para los fines previstos y por las personas facultadas al efecto, no siendo facilitada su identidad en ningún caso a la persona afectada por la información.
• Si dispone de alguna prueba o documento de soporte a la información facilitada, puede adjuntarlos en el propio formulario y si lo desea, tiene también de la posibilidad de grabar un audio explicativo. En ambos casos aplicamos medidas técnicas para proteger su identidad, eliminando metadatos de los archivos, distorsionando la voz y encriptando siempre las comunicaciones.
• En el formulario dispone de la posibilidad de solicitar una cita para poder exponer o ampliar la información directamente con la persona responsable del SII. Esta cita será concertada a través del área de seguimiento en un plazo máximo de 7 días desde su petición. Las comunicaciones verbales realizadas deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento de la persona informante:
  • Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, y/o
  • A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por la persona gestora. Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá, siempre que sea posible, a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
• Una vez cumplimentado el formulario, le confirmaremos el registro de su comunicación y se le facilitará una clave de acceso al área de seguimiento de su caso, donde podrá si lo desea, conocer el avance del mismo y comunicarse e intercambiar información y documentación con la persona gestora, de manera fácil, segura y confidencial. Es imprescindible guardar adecuadamente esta clave ya que por motivos de confidencialidad, no es posible recuperarla y en caso de pérdida u olvido, deberá volver a remitirnos la información.
• Durante la tramitación de su información, a través de esta área, se le podría solicitar información adicional si la persona gestora lo considerase necesario por lo que es conveniente acceder periódicamente a revisar su estado, o si lo desea, podrá facilitar un correo electrónico cuya única finalidad es avisarle de la existencia de nuevas notificaciones.
• En 10 días recibirá una notificación sobre la admisión o no a trámite de su comunicación, y en caso positivo, en un plazo máximo de 3 meses (extensible, en su caso, a 6 meses) se le notificará la resolución final.

A través de canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante:

• Aunque la vía preferente para informar sobre posibles incumplimientos es la interna, si la irregularidad que desea informar está dentro del ámbito del artículo 2 de la Ley 2/2023, es decir, se trata de posibles infracciones penales, administrativas graves o muy graves o del derecho de la UE, puede reportar ésta a través del canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante competente tanto directamente como después de haber informado a través del SII del Grupo LKS Next.