Los administradores están obligados a formular las cuentas anuales de la sociedad en el plazo máximo de tres meses a partir del cierre del ejercicio social para su posterior aprobación por la junta o asamblea dentro de los seis primeros meses del año, si su ejercicio económico coincide con el año natural, como sucede en la gran mayoría del espectro empresarial, esto es, el 30 de junio. Una vez aprobadas se ha de proceder a depositar dichas cuentas anuales en el registro mercantil o de cooperativas, según el tipo social de la empresa, con el fin de que puedan resultar accesibles para cualquier sujeto interesado en conocer su situación financiera-patrimonial de la empresa por tener algún interés legítimo en ella (trabajador, acreedor, inversor, administración, etc). Para reforzar la exigencia de dicho deber de depósito de cuentas, el ordenamiento ha previsto dos tipos de consecuencias. Por una parte, el denominado cierre registral, en cuya virtud se declara la imposibilidad de inscripción en el registro de cualquier acto o documentación alguna en tanto en cuanto persista dicho incumplimiento. De forma complementaria, la empresa incumplidora podrá ser objeto también de una multa, en función de su dimensión, del importe total de las partidas de activo y de su cifra de ventas.
La obligación de dar publicidad a las cuentas anuales corresponde a los administradores, quienes deberán presentarlas para su depósito en el Registro correspondiente de su domicilio, dentro del mes siguiente a su aprobación, esto es, el 31 de julio. Por lo tanto, los administradores podrían incurrir en responsabilidad si incumplen dicha obligación de someter a depósito las cuentas del ejercicio de la sociedad, siempre que se demuestre que esa omisión ha sido la causante del correspondiente daño patrimonial a la sociedad, o a los terceros. Sin embargo, la exigencia de ese nexo de causalidad explica que la omisión de dicho deber de depósito de cuentas no haya atribuido ninguna responsabilidad a los administradores, ya que no resulta sencillo demostrar el nexo de causalidad entre el no depósito de cuentas y los daños sufridos por el reclamante.
Con todo, en los últimos tiempos, la falta de depósito de las cuentas anuales ha traído consigo otra consecuencia de calado. La jurisprudencia ha interpretado que la falta de depósito de las cuentas puede constituir una prueba inequívoca de la deficiente labor de los administradores en el desempeño de su labor, que puede llevar aparejada su responsabilidad, ya que pueda reflejar que la empresa se encuentra en una situación financiera delicada, próxima a la causa de disolución, que se ha querido ocultar no procediendo a depositar las cuentas. Así, se ha llegado a la conclusión de que el incumplimiento del deber legal del depósito de las cuentas anuales, puede constituir una estrategia para tratar de ocultar la existencia de un déficit patrimonial o de una inactividad social. Y por tal motivo, se ha entendido que la falta de presentación de cuentas anuales conlleva una inversión de la carga probatoria, de suerte que cuando una empresa se encuentre en situación delicada, y no deposite las cuentas, serán los administradores quienes deberán acreditar la ausencia de una situación de desbalance en caso de que sean objeto de una reclamación por los daños causados a la sociedad o a los terceros que hayan ejercitado la acción.
De todo ello se deduce que el deber de depósito de cuentas constituye una obligación que los administradores de las empresas deben llevar a cabo durante este mes de julio, y que su incumplimiento, si bien en primera instancia no implica graves consecuencias patrimoniales para la sociedad, puede hacer recaer sobre los administradores cierta responsabilidad al entender que la omisión de dicha presentación ha podido ser un medio para ocultar la delicada situación financiera de la empresa.
